HINWEISE FÜR AUSSTELLER / BÖRSE / ZUBEHÖRVERKÄUFER/HELFER

Geschätzte Interessenten

Besten Dank für ihr Interessen an der 3. American Rail Convention teil zu nehmen.

Wir werden Sie bei einer Teilnahme jede mögliche Unterstützung zukommen lassen. Deshalb werden Sie zusätzlich einen persönlichen Betreuer zugeteilt bekommen.

Aussteller/Börse/Zubehörverkäufer

Unser Ziel ist es, einen Querschnitt von Modellen und Anlagen aller Spurweiten zu zeigen.

Je nach Anzahl der Anmeldungen, werden wir voraussichtlich eine entsprechende Anzahl der Ausstellungsobjekte auswählen müssen. Die Auswahl ist natürlich auch der Aufteilung der Halle geschuldet. Da wir 2025 wieder eine American Rail Convention planen, werden die nicht berücksichtigten Anmeldungen für diesen Event dann diese von uns priorisiert berücksichtigt werden.

Für die Aussteller besteht die Möglichkeit bereits ab Donnerstag 10.00 Uhr für die Aufstellung / Einrichtung der Anlage zu nutzen > Siehe auch Programm. Damit alles reibungslos ablaufen kann, wird es jeweils Zeitfenster für die einzelnen Aussteller geben.
Für unsere ausländischen Aussteller sind wir bereit, einen entsprechenden Unkostenbeitrag Transportkosten und Übernachtungskosten zu leisten.

Wichtig: Geben Sie bei allen Schriftstücken / Mails immer ihre zugewiesene Referenz Nummer an. Es erleichtert uns die Administrations Arbeiten

Benutzen Sie für die Ein- und Rückeinfuhr bei ihrem zuständigen Handelsregister das Carnet ATA System. Dazu müssen Sie sich registrieren und dann das ihnen Zugeschickte Formular entsprechend den Vorgaben der Erläuterungen. Wichtig zu wissen: Sie können auch ausserhalb der Öffnungszeiten die Zollgrenze passieren. Während den Bürozeiten bei beiden Zollstellen (CH/ EU) sich das Formular abstempeln lassen! Für weitere Informationen zum Carnet ATA System finden Sie hier.

Unsere Leistungen:

  • Gala Abend mit Musik für die Teilnehmer der Ausstellung und den Helfer*innen mit Apéro und mindestens zwei Gang Menü
  • Übernachtung für unsere ausländischen Gäste / Abendessen und Frühstück für Camper Gäste.
  • Für die angemeldeten Award Arbeiten eine persönliche Award Auszeichnung mit Gewinnausschüttung.
  • Pausenecke wird von uns zur Verfügung gestellt.
  • Nachbericht Video (mit Aussteller Interview) und Anlagenposter auf unserer Website
  • Für Börsen Teilnehmer kann je ein Tisch mit den Massen 180x80cm reserviert werden.

Wir wünschen uns:

  • Die Anlage sollte möglichst fertiggestellt sein.
  • Dennoch können kleine Abschnitte, an denen noch aktiv gearbeitet wird, interessant sein um dem Publikum Arbeitsweisen und Bautechniken vorzuführen.
  • Damit das Innere der Ausstellungsanlage nicht wie ein Picknickplatz aussieht, können Sie in Absprache mit unserem Betreuer einen Raum von uns benutzen.
  • Anlagen mit Kulissen an der Innenseite der Strecke sehen besser aus, eine Schöne Hintergrundgestaltung ist attraktiv und uns wichtig.
  • Unsere Besucher sind auch Familien mit Kindern, Kindergruppen und Rollstuhlfahrer. Der Trend, Anlagen möglichst hoch zu bauen, kommt diesen Besuchergruppen nicht entgegen. Einige Aussteller haben inzwischen höhenverstellbare Füße unter ihren Anlagen. Podeste können wegen der Unfallvorschriften (wer haftet?) nicht akzeptiert werden. Eine Anlagenhöhe von 1,0 – 1,2 m finden wir optimal.
  • Nach dem Auswahlverfahren erhalten die angenommenen Bewerber einen Vertrag. Wenn wir die in der Bewerbung angegebenen Kosten nicht akzeptieren, erhalten die betroffenen Bewerber ein Kostenangebot und bei Einigung den Vertrag.
  • Alle Bewerber, die nicht dabei sind, erhalten auf jeden Fall eine Benachrichtigung und können sich wieder für die nächste American Rail Convention anmelden.
  • Bis Ende Oktober 2022 möchten wir den Vorgang abgeschlossen haben.

Kriterien Auswahl der Ausstelleranlagen

  1. Qualität des Anlagenthemas
  2. Hintergund vorhanden
  3. Einsicht von 3 Seiten
  4. Spurwahl Angebot
  5. Passt in das Hallenausnutzungskonzept
  6. Bahngesellschaften Angebot
  7. Interessanter Bahnbetrieb
  8. Vielseitigkeit des Rollmaterials
  9. Passt in den Budgetrahmen des Veranstalters
  10. Bei Anlagenübereinstimmungen Losentscheid

Helfer*innen

Um einen solchen Event auf privater Basis zu planen und eine reibungslose Durchführung sicher zu stellen, sind wir auf zahlreiche Helfer*innen angewiesen. Die Aussteller, Besucher wie auch wir, wissen den freiwilligen Einsatz entsprechend zu schätzen.

Die Helfer*innen sind das Rückgrat für eine gute Teamleistung. Der Einsatz ist lang und wird anstrengend. Dafür wird es viele interessante Arbeiten geben. Selbstverständlich wird der Einsatz so geplant, dass genügend Pausen geboten werden und die Möglichkeit, die Ausstellung an Randzeiten besichtigen zu können.

Das gesamte Helfer*innen Team wird deshalb als Dank zusammen mit den Ausstellern am Convention-Abendessen von uns eingeladen sein. Zusätzlich wird es auch eine kleine finanzielle Entschädigung für die erbrachten Leistungen geben.

Unser Wunsch:

Für uns ist wichtig, dass Ihre Anmeldung für Sie ein verpflichtender Termin ist. Sollte aus schwerwiegenden Gründen eine Absage von Ihnen notwendig sein, erwarten wir von Ihnen eine mögliche Ersatzperson für den geplanten Einsatz. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.

Das Organisationsteam freut sich sehr, Ihre Anmeldung zu diesem Einsatz entgegen nehmen zu können.
Die Bestätigung des Einsatzes erfolgt schriftlich.

Herzlichen Dank für ihre Kenntnisnahme.